徐档［2011］10号

市各有关单位：
    依据档案工作有关法律法规的规定和《徐州市档案馆档案接收办法》，经研究，决定今年开展档案接收工作。具体事项通知如下：
    一、接收单位名单与接收时间
    接收时间为2011年5月到2011年8月，接收单位名单及日程安排见附件1。
徐委发[2010]13号《中共徐州市委徐州市人民政府关于印发〈徐州市人民政府机构改革实施意见〉的通知》中明确的撤并单位，其档案移交工作，由新组建单位负责。
    二、接收档案质量要求
    进馆档案总的要求：保持全宗的完整性，并按规范整理完毕。以案卷为单位进行整理归档的档案，档号编制应符合《档号编制规则》(DA/T13-1994)的有关规定。
    三、接收档案年限
    原则上接收各单位1996年至2000年形成的档案（终止年以实行《归档文件材料整理规则》前一年为准）。
    四、接收内容
    1、进馆单位形成的反映其主要职能活动和基本历史面貌、具有长久保存价值（保管期限定为永久和长期）的文书、科技、专门等各种门类和声像、电子等各种载体的档案，原则上一律进馆。其中实物档案具体接收内容主要包括：我市获得的国家级称号标牌、省部级以上机关授予的综合性的奖状、奖牌、奖杯、奖章、奖旗、证书等；国际友人和国内来宾向我市赠送的有较高价值的纪念品、纪念册、纪念杯及音像制品等；党和国家领导人来我市视察活动中形成的题词、照片。
    2、进馆单位编制的检索工具
    （1）以案卷为单位整理的文书档案，接收纸质案卷目录和文件目录各一套；其他门类和载体的档案，接收纸质案卷目录一套，纸质文件目录的要求依据相关文件的规定。
    （2） 接收与纸质目录相对应的机读目录一套。有机读文件目录的，则不需接收机读案卷目录。其中文书档案机读目录的数据格式应符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB32/505-2002)或《中国档案机读目录格式》(GB/T20163-2006)），其他机读目录的数据格式应符合相关文件规定。 
    （3）全宗指南。按《全宗指南编制规范》（DA/T14—1994）的要求，以文章叙述的方式，介绍立档单位沿革、全宗内档案情况及档案内容与成份等情况。
    3、与立档单位业务工作有关、有助于了解档案内容的资料，包括本单位内部和公开出版物及与工作性质有关的参考资料。资料登记造册后，随档案一并移交。
    五、接收程序
    1、监督指导处进行档案实体、纸质检索工具质量审核，并在档案交接文据（一式两份，见附件2）上签字确认；
    2、保护技术处负责电子目录数据审核与接收，并在档案交接文据上签字确认；
    3、档案管理处负责档案实体和纸质检索工具的接收入库，并与移交单位在档案交接文据上签字交接，双方各存一份。
    做好档案移交接收工作，对加强国家档案资源建设，确保档案完整与安全，促进档案的开发和利用，具有十分重要的意义。各有关单位务必以高度的政治责任感和历史使命感，切实重视进馆档案移交工作，为高质量、及时完整地完成进馆档案移交工作做好充分准备。
    联系电话：
    监督指导处 83732586 83710861 83710836
    档案管理处 83710901
    保护技术处 83710876 83710890
    附件1: 接收单位名单及日程安排
    附件2: 档案交接文据
 

附件1：
接收单位名单及日程安排
附件2：
档案交接文据